Über eine Zufriedenheitsumfrage beispielsweise werden Bedarfe und Wünsche ermittelt, zum Beispiel in Bezug auf die Öffnungszeiten, Inhalte, pädagogische Qualifikation, religionspädagogische Inhalte oder das Mittagessen.
Anregungen oder Ideen werden im Team diskutiert, gegebenenfalls zurückgespiegelt und im Rahmen der Möglichkeiten der Einrichtung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens umgesetzt oder abgelehnt.
Zum Gelingen der Erziehungspartnerschaft zwischen Eltern und pädagogischen Fachkräften braucht es ein offenes Miteinander. Dazu gehört, dass alle Mitarbeiter/innen Beschwerden gegenüber offen sind und sie ernst nehmen, beispielsweise Unzufriedenheit gegenüber einer bestimmten Verfahrensweise.
Ablaufschema
Eine Beschwerde kann persönlich, telefonisch oder schriftlich an ein Mitglied des Kita-Teams, an die Elternvertreter oder an den Träger gerichtet werden. Eine Beschwerde kann auf Personen, ein Verhalten, ein Verfahren oder eine Leistung bezogen sein.
Geht eine Beschwerde an ein Mitglied des Kita-Teams gibt es zwei Wege:
a) Sie kann von der/dem Mitarbeitenden in „Eigenregie“ bearbeitet werden, um im persönlichen Gespräch mit dem Beschwerdeführenden sofort eine akzeptable Lösung zu finden und direkte Abhilfe zu schaffen. Es folgt die Information der Leitung.
b) Kann eine Beschwerde von der/dem Mitarbeitenden nicht in „Eigenregie“ bearbeitet werden, wird sie entgegengenommen und der Beschwerdeführende darüber in Kenntnis gesetzt, dass zeitnah mit der Bearbeitung der Beschwerde gerechnet werden darf. Die Leitung wird informiert, die über die Vorgehensweise entscheidet.
Geht eine Beschwerde an die Elternvertreter, suchen diese das Gespräch mit der Leitung und tragen die Beschwerden vor. Die Leitung entscheidet über das weitere Vorgehen (Gespräch mit den Beschwerdeführenden, Gespräch mit den Mitarbeitenden, Information des Trägers …)
Geht die Beschwerde an den Träger informiert dieser die Leitung und stimmt sich mit ihr über das weitere Vorgehen ab.
Unabhängig davon, ob eine Beschwerde an ein Mitglied des Kita-Teams, an die Elternvertreter oder an den Träger gerichtet wird, ist im ersten Schritt ist zu klären, ob es sich tatsächlich um eine Beschwerde handelt. Wenn ja, wird sie in ein Formular zur Beschwerdebearbeitung aufgenommen.
Bearbeiten der Beschwerde:
- Der Beschwerdeführende Rückmeldung mit Bearbeitungsfrist geben;
- Dokumentation der der Bearbeitung;
- Erarbeiten der Lösung;
- Weiterleiten bei Bedarf.
Abschluss:
- Information an den Beschwerdeführenden
- Unterzeichnen des Formulars der Beschwerdebearbeitung
- Ablage gemäß der EKHN – Ablageordnung